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Videoscrittura per aspiranti scrittori

06 Nov

Come da titolo :D oggi mi va di descrivere qualche funzionalità semplice e utile della videoscrittura con Microsoft Word, che non potete farvi mancare se anche voi siete esordienti e desiderate dare un taglio più professionale al vostro lavoro di scribacchini :) ho avuto modo di confrontarmi con il programma dalla versione 2003 alla versione 2010 (nel momento in cui scrivo questo articolo): userò quella di mezzo, vale a dire Word 2007 che è praticamente identico (per ciò che serve a noi) al 2010, sotto Windows 7.

  • prevengo la domanda: non uso OpenOffice dato che quelle poche volte che ho dovuto smanettarci sopra mi sono ritrovato a strapparmi i capelli; potete anche odiarmi, ma ritengo che OpenOffice sia una versione abortita di Office, e visto&considerato che esistono convenienti offerte per studenti con cui portarsi a casa i programmi di casa Microsoft, credo sia pretestuoso ostinarsi a voler usare un software open che alla prova dei fatti funziona come una bici mezza scassata (e se proprio non volete comprarvelo, sono sicuro che il modo di arrangiarvi ve lo trovate comunque…).

Dunque, cosa tratterà questo tutorial? Fatto salvo che voi conosciate il gergo tecnico dei processori di scrittura, che abbiate presente il funzionamento della formattazione di base (= come inserire grassetti, corsivi, sottolineati, cambiare tipo e dimensione del carattere e magari impostare anche dei rientri e delle interlinee – ma su questo più avanti ci torniamo), che abbiate ben presente come si fa ad aprire/salvare/chiudere un documento elettronico, e che sappiate che le dimensioni tipografiche (ma non solo) vengono espresse come “larghezza x altezza” (in centimetri, salvo differentemente specificato) direi che potremo parlare a spizzichi di una serie di argomenti che possono essere utili a chi vuole usare un processore di testo per scrivere un libro; più nello specifico discuteremo di:

  • come impostare un nuovo libro, vale a dire assegnare un layout alla pagina che non sia il classico foglio da stampante. (link)
  • come memorizzare le proprietà fondamentali di un documento in modo da trasmetterle ai nuovi files che creeremo, senza doverle resettare nuovamente ogni volta. (link)
  • come creare regole di formattazione associate a nomi, in modo da garantire omogeneità alla veste tipografica del nostro libro. (link)
  • come creare salti di pagina o suddividere il nostro documento in aree dall’impaginazione differente. (link)
  • come numerare automaticamente le pagine del libro. (link)
  • come creare un indice automatico. (link)
  • come dare gli ultimi ritocchi a un libro, prima di assegnargli l’agognato “visto si stampi”. (link)

Alcuni argomenti sono contrassegnati in rosso, altri in blu: i primi sono quelli che dovrebbero venire affrontati PRIMA di creare un libro, i secondi invece possono venire approcciati anche durante/dopo la stesura. Tutto chiaro? Ok, diamoci un taglio e iniziamo!

"Taca banda!"

“Taca banda!”

COME IMPOSTARE UN NUOVO LIBRO

Stabiliamo prima di tutto in quale formato vogliamo scrivere: al di là del documento predefinito di Word, il cosiddetto A4 che – nella nomenclatura tipografica standard – indica un foglio di carta 21×29,7 la maggior parte dei libri vengono pubblicati in formato A5 15×22 (o 14,8×21, o varianti varie!). Bene, Word non ha nei suoi documenti predefiniti il formato A5, dobbiamo metterlo a posto noi.

Per prima cosa, dunque, aprite il vostro Word 2007/2010 su un nuovo documento di testo, e posizionatevi sulla scheda “Layout di pagina”, rettangolo “Imposta pagina”: facendo click su “dimensioni” vedrete un elenco delle dimensioni predefinite di documento, e al fondo un collegamento a “Altre dimensioni foglio”. Cliccatelo: si aprirà la finestra “Imposta pagina” come vedete dal fotomontaggio in basso:

modello1

Dall’area evidenziata, “Formato”, come se fosse la cosa più facile del mondo scrivete nei due menù a tendina “Larghezza” e “Altezza” le dimensioni, rispettivamente, 15 e 22 (vogliamo un A5; se il vostro formato è diverso, inserite numeri differenti!) e vedrete che la casellina in alto cambierà in “dimensioni personalizzate”; la cosa che dovete aver cura di impostare correttamente, ora, è il menù “Applica a” in basso a sinistra della finestra: dobbiamo metterlo su “tutto il documento” (mentre invece di default è impostato su “Questa sezione”): il motivo di ciò sarà chiaro quando parleremo di sezioni…
Se adesso voi faceste click su “OK” in basso a destra nella finestra, vedrete il vostro documento ridimensionarsi alle dimensioni appena assegnate. Non fatelo, perché c’è ancora una cosa da fare, vale a dire: impostare i margini.

Come di certo avrete intuito, i margini si regolano dal controllo “Margini” nella linguetta in alto a sinistra della finestra “Imposta pagina” (o dal controllo “Margini -> Margini personalizzati” del rettangolo “Imposta pagina” sulla scheda “Layout di pagina” se l’aveste chiusa…!); ora, la questione dei margini è abbastanza spinosa: a me fu detto di lasciare un margine destro e sinistro di almeno 2cm, perché la macchina rilegatrice del mio amico tipografo lavorava male con margini inferiori. Mi sembra un buon compromesso. I margini “Superiore” e “Inferiore” possono essere impostati alla stessa dimensione, oppure ridotti a 1-1,5 centimetri, eventualmente riservando più spazio a quello inferiore (per poterci mettere i numeri di pagina!).
Potete anche lasciare i margini predefiniti, in ogni caso il controllo è quello mostrato di seguito:

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Il controllo “Rilegatura” semplicemente riserva una quantità di spazio aggiuntivo al margine, che potete scegliere di sistemare a sinistra o a destra del foglio: se date già i margini giusti, la rilegatura può tranquillamente rimanere a zero. Alcuni preferiscono assegnarla esplicitamente, comunque, occhio solo a non fare confusione…in ogni caso, assegnate anche qui in modo corretto i margini a “Tutto il documento” nel menù in basso, “Applica a”, quindi possiamo fare click su “OK”.

  • relativamente ai margini, si potrebbe anche agire sul controllo “Pagine” e scegliere la modalità “Formato libro”…osservate come cambia l’anteprima in basso! Qui la rilegatura viene fissata al centro, ma il libro viene “rovesciato” e stampato in orizzontale…non ho mai usato questo approccio.

Sistemati margini e dimensioni, torniamo a Word e vediamo com’è cambiata la visualizzazione del documento; aggiungo che tutti questi controlli si accedono anche mediante quel piccolo controllo in basso a destra del rettangolo “Imposta pagina”, dove si trovano tutti i controlli usati finora, che apre direttamente la scheda omonima con le sue linguette:

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Per una resa migliore della visuale, a questo punto, permettetemi di consigliarvi l’uso della “videata Layout di Stampa” accessibile in basso a destra della schermata di scrittura di Word (dove c’è lo zoom, è il quarto rettangolino da destra) se già non la impiegate.

COME SALVARE QUESTE PROPRIETÀ IN UN DOCUMENTO DA MODELLO

A questo punto, sospendete un momentino il lavoro su questo documento e seguitemi bene perché c’è un passaggio difficile (magari leggete le righe che seguono una volta, prima di metterle in pratica).

Senza chiudere il documento su cui stavate lavorando fate click sul pulsante di Office (o sulla scheda “File” se usate il 2010) e scegliete “Nuovo”, quindi dalla videata che appare individuate la categoria “Modelli” e fate click sulla voce di menù “Modelli…”: si aprirà una schermata che forse avrete già visto e forse no, con una scelta di elementi selezionabili. Questi sono i modelli predefiniti di documento di Word (quelli caricati con l’installazione, non quelli prelevati da Internet come sono in grado di fare le ultime versioni di Word) vale a dire documenti preimpaginati e preformattati; noi vogliamo ora scoprire dove il programma li salva, per trasformare il documento che stiamo creando in un modello e utilizzarlo ogniqualvolta ne abbiamo bisogno senza doverlo reimpostare daccapo tutte le volte.
Fate dunque click DESTRO sul modello chiamato “Documento vuoto” (potreste doverlo cercare attraverso varie linguette che compaiono nella aprte alta della videata) e quindi richiamate le proprietà del file; dalla scheda leggete il valore del campo “Percorso”, selezionatelo, fate click destro sulla selezione e quindi scegliete la voce “Copia” per memorizzare l’indirizzo a cui Word va a cercare i documenti da modello.

modello4

Ora torniamo al documento iniziale, dopo aver chiuso la finestra dei modelli e quella del nuovo documento; adesso scegliamo – sempre dalla scheda “File” o dal pulsante di Office, la voce “Salva con nome” e come tipo di documento scegliamo “Modello di Word”; quindi tasto destro sulla barra degli indirizzi della finestra di salvataggio e scegliete “Modifica indirizzo” (nei Windows precedenti, potreste già vedere una successione di elementi seda barra retroversa anche senza fare questo passaggio); incollate ora nella barra l’indirizzo copiato, quindi premete INVIO e Windows si posizionerà sulla cartella dei modelli di Word. Salvate solo a questo punto il documento, assegnandogli come nome “il mio libro A5” senza virgolette, controllando (ma dovrebbe già essere così!) che nella scelta “tipo file” sia presente la scritta “Modello di Word” ed eventualmente l’estensione (se avete abilitato la visualizzazione) di tipo “dotx”.

  • è anche opportuno che vi salviate questo indirizzo in un documento di testo da tenere sul desktop, per evitare di dover impazzire a recuperarlo quando dovrete riaprire il modello per modificarlo…
  • in Windows 7 con una installazione predefinita di Word, la cartella in cui Word salva i modelli predefiniti si trova in C:\Users\[nome_accout_utilizzato]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates; la cartella relativa all’account utilizzato si trova in un link del menù Avvio. Se non vedete la cartella AppData dovete aprire il pannello di controllo, quindi “Opzioni cartella -> Visualizzazione -> Visualizza cartelle, file e unità nascoste”

Word si riposizionerà sulla sua schermata, apparentemente non è successo nulla di diverso dal solito; in realtà avete appena salvato un documento come modello e ora potrete continuare a lavorarci aggiungendo le altre caratteristiche predefinite del vostro libro. Quando finiremo noi salveremo per l’ultima volta il modello, e quando creeremo un nuovo libro a partire da quest’ultimo diremo a Word di importare i suoi settaggi in un nuovo documento (che questa volta avrà estensione .docx – cioè sarà uno dei documenti con cui siete abituati a lavorare!).
…una roba per volta; adesso siamo ancora nel modello, e se tutto è andato a buon fine vedremo in alto al centro dello schermo il titolo appena assegnato:

...è andato tutto bene...

…è andato tutto bene…

Adesso chiudete il documento da modello; per riaprirlo, posizionatevi sul comando di apertura e, nella finestra di dialogo, dalla casella “Tipo file” scegliete “Modello di Word 2007” (o 2010, dipende da cosa state usando): Word dovrebbe posizionarsi automaticamente nella cartella dove avete salvato il modello dopo la filippica al punto precedente! Se così non fosse, incollate nella barra di navigazione della finestra di Windows l’indirizzo.
Ok, assumendo che abbiate riaperto il modello con margini e pagina impostata, è ora il momento di…

IMPOSTARE UNA SELEZIONE DI REGOLE DI FORMATTAZIONE FISSE

…così da essere sicuri che ogni capitolo del nostro libro abbia la stessa formattazione, senza dover ricontrollare periodicamente di averli allineati tutti al centro, di averli fatti tutti quanti con lo stesso corpo e con lo stesso font, eccetera…
Word permette di creare raggruppamenti di regole di formattazione e di assegnare loro un nome mediante la funzione avanzata degli stili; il controllo è situato nella scheda “Home” al rettangolo “Stili”:

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In figura evidenzio il controllo che dovrete cliccare: fatelo e vedrete apparire la “Finestra Stili”, che mostra un elenco di tutte le regole di formattazione predefinite in Word. Noi useremo queste regole per creare degli stili da associare al documento in aggiunta a quelli predefiniti, e prima di iniziare a scrivere il nostro libro!!! Infatti, come dico sempre ai miei studenti, o uno usa gli stili fin dall’inizio della redazione di un documento oppure non li usa!
stili2Orbene, lo vedete il pulsante nella figura sotto? Quello vi serve per creare un nuovo stile; cliccatelo e verrete portati alla finestra di impostazione delle proprietà dello stile…
L’idea adesso è di definire uno stile per i titoli di capitolo: lo vogliamo, a titolo puramente esemplificativo, in Verdana grassetto 15pt centrato, senza rientro e con spaziatura di 50 punti dopo; per una ragione che sarà chiara verso il fondo dell’articolo, vogliamo inoltre che questo stile sia basato su uno stile già esistente in Word, nella fattispecie lo stile Titolo1: questo è il meccanismo dell’ereditarietà, familiare ai programmatori, che permette semplicemente di trasferire da uno stile-padre ad uno stile-figlio alcune caratteristiche senza bisogno di ridefinirle nuovamente! è un risparmio di tempo, anche se il nostro fine è un altro…ma non mettiamo troppa carne al fuoco, suvvia! Dalla finestra di impostazione degli stili, scegliamo prima di ogni altra cosa un nome (TitoloCapitolo) e un tipo per lo stile: il tipo, per quel che serve a noi, viene tenuto sul predefinito “Paragrafo”; possiamo anche stabilire quale stile seguirà il paragrafo successivo…ovvero quale verrà applicato da Word al cursore, quando premiamo il tasto INVIO: non è realmente importante, per scrupolo possiamo assegnare lo stile “Normale”, in seguito modificheremo per fare spazio allo stile che definiremo per il corpo del testo ^.*

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Come si vede dalla finestra, la formattazione è inserita mediante un editor simil-WYSIWYG (familiare l’acronimo ai web developers, per tutti gli altri assimilatelo a un insulto e pensate alla Troisi mentre lo pronunciate ^__________^): impostiamo mediante controlli intuitivi il font,) il corpo e la formattazione,  e prestiamo attenzione a selezionare la voce “nei nuovi documenti basati sul modello” (sennò il gioco non funziona), quindi poi soffermiamoci sul controllo evidenziato in basso a sinistra, chiamato “Formato”…
Questo pulsantino del tutto innocente ci permette di impostare le proprietà che non sono immediatamente raggiungibili dall’editor della finestra! A noi serve il rientro e la spaziatura, dunque scegliamoli dalla voce “Paragrafo” e modifichiamo come in figura…

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Confermiamo con OK e torniamo alla finestra degli stili, osservando che nel riassunto le proprietà sono state aggiunte in coda (in realtà avremmo dovuto anche impostare l’interlinea a zero, ma tant’è…x.x). Facciamo click anche sull’OK della finestra delle proprietà e avremo finalmente creato il nostro stile, che ora compare nell’elenco di Word e verrà reso disponibile per ogni documento basato su questo modello!

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Ora vediamo se avete imparato, cocchi della mamma ^____^ createmi uno stile di paragrafo per il corpo del vostro libro, che chiamerete ContenutoLibro, in Arial 10 giustificato, interlinea 1,15, rientro di prima riga di 0,5 cm, spaziatura prima/dopo di 0pt e stile per il paragrafo successivo auto-referenziato (non è importante lo stile-padre, lasciate pure “Normale”); ricordatevi di marcare il controllo “Nei nuovi documenti basati su modello”, e una volta che avete finito modificate TitoloCapitolo in modo che lo stile per il paragrafo successivo sia proprio quello appena creato!

  • per modificare uno stile già creato dovete richiamare la finestra degli stili dal documento, come mostrato all’inizio di questa parte, quindi posizionare la freccetta del mouse sopra lo stile da modificare e fare click sulla freccia verticale che apparirà a desta del nome; scegliete “Modifica” come mostrato in figura e verrete riportati alla finestra di impostazione delle proprietà dello stile…vi basterà cambiare ciò che volete e confermare con OK!stili6

Adesso salvate il documento e tirate il fiato d.d direi che di strada fino a qui ne abbiamo già fatta un bel po’: abbiamo capito come assegnare un formato di pagina e dei margini, e come raggruppare delle proprietà sotto nomi in modo da poterle usare in tutti i documenti creati a partire da un modello, senza dover impostare ogni volta a mano la formattazione degli elementi del nsotro libro! Può sembrare una cosa da poco, ma vediamolo su larga scala: quando ho scritto “Il gioco del cristallo arcobaleno” conoscevo queste funzionalità ma non le ho usate, il risutlato è stato ricontrollare tutti i titoli di capitolo per controllare che nessuno si fosse portato dietro il rientro da uno dei precedenti @_@ una vera spina nel culo x.X il mio consiglio, come detto, è inoltre quello di non usare più la formattazione tradizionale se decidete di usare gli stili per una semplice questione di praticità; nel Word 2003 inoltre questo consiglio aveva una valenza di per sé pratica: infatti, in quella versione di programma, ogniqualvolta si usava un comando di formattazione veniva creato implicitamente ed automaticamente uno stile…così che la palette si saturava e diventava impossibile capirci qualcosa! @_@ ovviamente se uno non usava gli stili fin dall’inizio, né era intenzionato ad usarli, la cosa non gli scuciva il proverbiale baffo. Ma se invece quel qualcuno si svegliava un bel giorno, a stesura iniziata, e voleva passare all’uso di queste funzionalità, beh…si ritrovava il culo pieno di spine ^__________^.
Segnalo ancora la possibilità di eliminare stili con modalità analoghe alla loro creazione – in tal caso, tutte le istanze di quegli stili scompariranno dal testo venendo sostituite dallo stile Normale – prima di passare alla parte successiva, vale a dire…

COME INSERIRE INTERRUZIONI DI PAGINA E SUDDIVIDERE IL NOSTRO DOCUMENTO IN COMPARTIMENTI STAGNI

Innanzitutto, una interruzione di pagina è un salto da una pagina all’altra; Word scala automaticamente le pagine quando il foglio virtuale arriva al fondo, ma è possibile (e financo doveroso) in certuni casi forzare questo salto: se finiamo un capitolo a metà di un foglio, non è elegante iniziare il successivo subito dopo!

  • le considerazioni in questa parte non fanno più parte dei consigli di impostazione del documento; pertanto si applicano al libro in fieri, e NON al modello…dentro cui non deve mai esserci, in linea di principio, scritto nulla! Infatti qualsiasi contenuto presente nel modello verrà a sua volta inserito nei documenti che si basano su quel modello: e salvo casi aprticolari questa è una cosa che NON vogliamo!

Per saltare da una pagina alla successiva, dal punto in cui è arrivato il cursore, scegliamo la scheda “Layout di pagina” e, nel riquadro “Imposta pagina” già conosciuto dalla prima parte dell’articolo, il controllo “Interruzioni”; si aprirà la finestra seguente:

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La interruzione di pagina permette, come detto, di saltare alla pagina successiva; non è da confondersi (= gli studenti che mi cadono su questo all’esame di Alfabetizzazione Informatica io li umilio e li boccio!) con l’interruzione di sezione, che è lo strumento con cui noi suddividiamo il nostro documento in compartimenti stagni ciascuno dei quali è indipendente dai precedenti (e dai successivi) per quanto riguarda proprietà “di ampio respiro” come i margini, le colonne o l’orientamento di pagina. Non ci servirà, molto probabilmente, nella stesura di un libro, quindi la vediamo come curiosità applicata alla suddivisione in colonne…

Dunque, immaginiamo di voler strutturare un documento su più colonne e poi di tornare ad una colonna singola (cioè alla modalità di scrittura normale); scriviamo un testo qualsiasi, quindi ci posizioniamo su “Layout di pagina” e scegliamo la voce “Colonne” impostando un numero qualsiasi di colonne dalle celle predefinite (nell’esempio, due). Vedremo il testo disporsi in colonne. Ora posizioniamoci al fondo dell’ultima colonna e inseriamo una interruzione di sezione a pagina successiva: la videata salterà ad una nuova pagina. Torniamo dunque al controllo delle colonne e scegliamo il layout a colonna singola: nella nuova pagina triorneremo alla modalità di scrittura normale, mentre in quella precedente manterremo l’incolonnamento. Questo perché le due pagine sono localizzate in sezioni differenti del documento.
Ecco come rende l’idea una visuale rimpicciolita:

sezioni2

Potremmo personalizzare il comportamento utilizzando il comando “Interruzione di colonna”; che nell’ambito di una pagina serve a saltare da una colonna alla successiva lasciando uno spazio vuoto, e “interruzione continua”, che permette di far coesistere più sezioni nella stessa pagina; guardate la figura sotto (dove le interruzioni sono mostrate con la visualizzazione dei comandi nascosti) e cercate di replicare il comportamento: ho interrotto a metà le due colonne restringendo il font, e al termine della seconda ho cambiato l’interruzione precedente – a pagina successiva – in una interruzione continua. L’ultima interruzione di pagina due in realtà non è necessaria, è soltanto per farvi vedere che posso inserire in un documento quante interruzioni desidero, in qualsiasi ordine…!

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Le sezioni servono quindi a dare differenti impaginazioni a differenti parti del nostro documento; per tenere sempre traccia del posizionamento delle sezioni è opportuno attivare il comando “Visualizza caratteri nascosti” nella scheda “Home”, riquadro “Paragrafo”: è quello a forma di “P” nera, spessa e rovesciata, premendolo vedremo comparire a video una serie di simboli nel nostro documento…non preoccupiamoci, non verranno stampati e per farli sparire basterà premere nuovamente il pulsante; essi semplicemente sono i caratteri che Word usa, nella sua logica interna, per rappresentare elementi quali spazi, ritorni a capo, rientri, eccetera…tra cui anche le sezioni: tutti elementi normalmente invisibili che vengono mostrati solo grazie a questo comando, utile per avere sempre sotto controllo il comportamento del nostro documento.

Probabilmente nella redazione di un libro questo comportamento non vi servirà, mentre l’uso delle interruzioni di pagina è sicuramente più comune. Semmai doveste creare un articolo di giornale, in ogni caso, queste due o tre idee troveranno collocazione.

Vediamo uno spunto più interessante: le miTTiche paginate singole dove in modo deliziosamente fuffoso si informa il Lettore che il nostro libro inizia il prologo piuttosto che la parte N-esima d.d per crearle senza stuprare il tasto INVIO (se lo vedo fare agli studenti all’esame di Labinfo me li mangio) posizionatevi alla fine dell’ultima pagina della parte precedente, quindi inserite una interruzione di sezione a pagina successiva, quindi scrivete la menata che vi pare, quindi fatele seguire (eventualmente dopo un a-capo fittizio per evitare che Word introduca spazi indesiderati tra le parole) una nuova interruzione di sezione a pagina successiva. Abbiamo tre sezioni adesso – quella precedente alla pagina di mezzo, quella della pagina intermedia, e quella successiva – mi seguite?

sezioni4

In figura ho riquadrato le due interruzioni (si fotta il tema che mi da uno spazio centrale di pagina soltanto di 600px >.>) e la suddivisione in pagine dovrebbe aiutarvi a visualizzare la faccenda: ciò che precede la prima interruzione sta nella sezione A, ciò che precede la seconda interruzione sta nella sezione B e ciò che segue la seconda interruzione sta nella sezione C.
Ora evidenziamo il titolo della pagina centrale (il contenuto della sezione B, secondo la nomenclatura appena assegnata) e formattiamolo come ci pare: io lo metterò in grassetto centrato tutto maiuscolo e corpo 25, tanto perché si veda; fatto questo, sempre mantenendo il cursore nella sezione B, richiamiamo la scheda “Layout di pagina”, quindi sul riquadro “Imposta pagina” facciamo click sulla piccola frecciolina nell’angolo inferiore destro: faremo comparire la finestra “Imposta pagina” già discussa a proposito di margini e formato di carta. Ora la useremo per assegnare un layout verticale centrato al contenuto della sezione B, mediante la linguetta “layout” e il comando “Allineamento Verticale”: perché tutto funzioni dobbiamo impostare il menù “Applica a” in basso nella finestra sulla scelta “Questa sezione”…sennò non funziona!
In figura i passaggi:

sezioni5

Al punto 1) la freccettina per aprire la finestra “Imposta pagina”; al punto 2) la linguetta da selezionare; al punto 3) il controllo da impostare. Ho omesso di mostrare il menù “Applica a”, tanto  è poco più sotto: come detto, impostatelo su “Questa sezione” e, confermando con “OK”, vedrete il testo della pagina di mezzo scivolare a metà del corpo centrale. Fico eh? :P

*___________*!!!

*___________*!!!

Passiamo ora all’ultima parte dell’articolo, dove vi mostrerò, per prima cosa, come fare a…

NUMERARE AUTOMATICAMENTE LE PAGINE DEL VOSTRO LIBRO

L’idea è proprio questa: vogliamo inserire, nel nostro documento, dei numeri nel margine inferiore in modalità auto-incremento: ad ogni nuova pagina il numero deve aumentare, e se ne eliminiamo alcune il conteggio deve aggiornarsi automaticamente; capite bene che è folle pensare di farlo senza l’aiuto di uno strumento automatico! Posizioniamoci dunque sulla scheda “Inserisci” e individuiamo il controllo “Numero di pagina”; facciamo click e scegliamo le opzioni mostrate in figura:

intestazioni1

La videata del documento cambierà: il contenuto fra i margini superiore e inferiore apparirà velato, e il cursore si sposterà nel margine inferiore: questo è il piè di pagina accennato qualche riga sopra, l’area normalmente non scrivibile e interamente compresa nel margine, dove potete inserire tutta una serie di cosette utili delle quali il numero è solo la prima; tale numero inoltre potrà venire formattato con i comandi che sapete usare, e decorato con interlinee e spaziature.

  • A questo proposito, assegnate dalla scheda “Home” uno stile corsivo al numero; poi, dal rettangolo “Paragrafo”, una spaziatura di 10 punti prima del numero in modo da staccarlo dal testo.

Per ciò che ci serve, l’idea è stata raggiunta: confermate il contenuto facendo click sulla scheda in verde, “Progettazione”, a destra dello schermo, quindi sul controllo “Chiudi intestazione e piè di pagina” contrassegnato da una “X” rossa.
Se mai voleste impostare un piè di pagina più ricco, invece, accantonate il procedimento appena illustrato e richiamate il controllo “Piè di pagina” dalla scheda “Inserisci”: notate la possibilità di pre-formattare il piè di pagina con vari elementi grafici fuffosi, e inserire fino a tre differenti segnaposto che verranno impiegati dal programma per ospitare i cosiddetti campi calcolati di Word; si tratta di fuffa quale: data di creazione del documento, nome del file, autore, percorso di memoria, eccetera…

intestazioni2Se sceglieste la voce evidenziata in figura a fianco, vi ritrovereste con un piè di pagina diviso in tre aree; facendo click del mouse su una qualsiasi vedrete comparire una pseudo-selezione blu; dalla scheda “Progettazione” potreste, mediante l’uso del controllo “Parti rapide -> Proprietà del documento” caricare una qualsiasi delle fuffosità elencate poche righe sopra, direttamente nel segnaposto su cui avete fatto click. Provateci.

Anche da qui è possibile inserire – ovviamente – i numeri di pagina: fate click su un segnaposto qualsiasi e, sempre dalla scheda “Progettazione” utilizzate il controllo “Numero di pagina -> Posizione corrente”.
Prestate ancora attenzione al controllo “Modifica piè di pagina”; che vi permete di accedere nuovamente a un piè d pagina già inserito per modificarlo (scorciatoia: fate semplicemente doppio-click nel margine inferiore…).

Tutti gli spunti discussi fino a qui si applicano, ovviamente, anche al caso delle intestazioni: speculari ai piè di pagina, si gestiscono allo stesso identico modo e permettono di collocare contenuti nel margine superiore del documento; mediante il pulsante “Vai all’intestazione/Vai al piè di pagina” potete saltare da un piè di pagina a una intestazione e viceversa.

Apriamo ora una piccola parentesi sull’applicazione delle sezioni alla numerazione di pagina; qualora voi voleste fare in modo che la numerazione di un insieme di pagine non inizi dal principio ma escluda un sottoinsieme (ad esempio la prima e seconda di copertina, oppure la canonica pagina che indica la suddivisione in parti del libro) dovreste procedere in questo modo:

  1. includete le pagine da non numerare in una sezione a loro stante inserendo una interruzione a pagina successiva alla fine del contenuto dell’ultima. Chiameremo, ai fini didattici, questa sezione “NN”.
  2. posizionatevi all’inizio dell’insieme di pagine da numerare, facenti parte della sezione “SN” (creata automaticamente da Word con l’introduzione dell’interruzione di cui sopra) quindi richiamate un piè di pagina e inserite un numero.
  3. vedrete la numerazione che non si comporta come deve, perché partirà da X invece che da 1 (dove X sono le pagine precedenti – nella sezione NN – che volete escludere dal conteggio!).
"Via! Blutto!" o.O uno dei coniglietti del Duca deve essersi fatto strada fino a qui...vieni vieni puccettino, c'è ancora spazio in pentola ...^________^

“Via! Vai via, blutto!”
o.O uno dei coniglietti del Duca deve essersi fatto strada fino a qui; vieni vieni puccettino, c’è ancora tanto spazio in pentola …^________^

A questo punto, sempre rimanendo nella prima pagina della sezione SN, individuiamo la voce “Collega a precedente” nella scheda “Progettazione” e facciamo click su di essa: il pulsante, da arancione incavato, dovrebbe tornare grigio.
Ora spostiamoci nel piè di pagina dell’ultima pagina della sezione NN e cancelliamo il numero di pagina: dovrebbe bastare farne sparire uno e tutti gli altri se ne andranno.
Torniamo per finire al piè di pagina della prima pagina di SN, selezioniamo il numero di pagina, quindi scegliamo il comando “Numero di pagina -> Formato pagina numeri” dalla solita scheda “Progettazione”: da qui impostiamo la “Numerazione pagine” su “Incomincia da 1” e avremo finalmente finito….se ogni cosa è andata per il verso giusto, ora le pagine della sezione NN sono prive di numero di pagina, e quelle della sezione SN hanno la numerazione che inizia correttamente da 1. Se invece non è così…beh, evidentemente qualcosa è andato a puttane :)

Ok, adesso qualcosa di più semplice: assumendo che abbiate finito di scrivere il libro, potrebbe essere…

COME FARE A CREARE UN INDICE AUTOMATICO DEI CAPITOLI

…e qui torna a spuntare l’osservazione fatta a proposito degli stili: ricordate quando abbiamo detto che gli stili di titolo dei capitoli devono essere basati sullo stile Titolo1? Anche se poi modifichiamo del tutto le proprietà dello stile-padre, questa associazione è necessaria in quanto Word la usa per creare un indice automatico dei capitoli del libro, compreso di numeri di pagina aggiornabili automaticamente: sarebbe da matti farlo a mano, che dite? Così invece ci risparmiamo un grosso mal di pancia!

  • in effetti, il trucco funziona creando un qualsiasi stile basato su uno dei nove stili predefiniti di titolo presenti in Word: ciò che cambia è la resa visuale nell’indice automatico, vale a dire l’indentazione degli elementi. Mi pare di ricordare che dal Titolo1 al Titolo9 c’è uno spostamento di 2,5cm dal margine sinistro nell’impaginazione automatica del sommario, in ogni caso io raramente ho usato altri titoli oltre il primo…

Ok, come si fa a creare un indice automatico? Prima di tutto ci si posiziona su una nuova pagina, inserendo una interruzione opportuna alla fine dell’ultima parola del libro; poi si richiama la scheda “Riferimenti” e da qui il controllo “Sommario” in alto a sinistra: sono presenti, come vediamo in figura, molti stili di tabella preformattati, e inoltre vediamo immediatamente mostrato il significato della riflessione di qualche riga sopra…

indice1

Ogni elemento con stili Titolo[1…9] – o basati sui medesimi – presenti nel vostro documento verrà associato alla pagina in cui compare e formattato da Word in una tabella con un grado predefinito di tabulazione (se sapete usare questo strumento potete anche intervenire per modificarlo; sennò lasciate perdere, rischiate di stroiare tutto!); potete anche cancellare le righe dell’indice che non vi servono, se ce ne sono.
Ora, quando il vostro documento verrà revisionato/modificato e i numeri di pagina cambieranno, niente paura: click destro in un qualsiasi punto dell’indice, quindi scegliete “Aggiorna campo” e stabilite se rinfrescare soltanto i numeri di pagina o ripetere l’indicizzazione:

indice2

Più semplice di così si muore (in sfondo l’indice de mio libro “Il gioco del cristallo arcobaleno”).
Passiamo ora alle considerazioni conclusive, ovvero come fare a…

DECORARE IL VOSTRO LIBRO CON ALCUNI PICCOLI ORPELLI CHE FANNO BELLO

…per stupire l’editore della vostra professionalità e distoglierlo eventualmente dalla pochezza dei vostri contenuti (:P) prima di tutto, ci avete mai fatto caso che Word non suddivide in sillabe le parole che scrivete? Per fare in modo che il processore di testo suddivida il testo in sillabe, posizionatevi sulla scheda “Layout di pagina” e individuate il controllo “Sillabazione” mostrato in figura:

sillabazione

Con la scelta “manuale” Word vi chiederà di sillabare a mano ogni parola che lui ritiene “sospetta”, ovvero fuori della sua area di sillabazione: quest’ultima è lo spazio massimo consentito tra la fine dell’ultima parola di una riga e il margine destro senza che sia necessario sillabare la parola, e può essere aumentato o diminuito dalle opzioni del menù (aumentando l’area di sillabazione si avranno meno parole sillabate, diminuendola se ne avranno di più!); in ogni caso l’uso della sillabazione automatica è sempre stato più che accettabile per le mie esigenze.
Perché usare la sillabazione a questo punto? Sostanzialmente per evitare l’effetto degli spazi bianchi troppo marcati fra le parole di una riga: Word cerca di equidistanziare le parole che digitate in funzione della larghezza massima del foglio, in modo che l’occhio le percepisca come “omogenee”, introducendo uno spazio bianco più o meno ampio a seconda della loro lunghezza ogni volta che aggiungete nuove lettere; se ciò in molti casi è una cosa che passa del tutto inosservata – proprio perché molto efficiente – talvolta, specie quando lavorate con testi su più colonne o digitate parole molto lunghe, può darsi che lui non riesca a spaziare opportunamente le parole stesse e dunque introduca delle voragini bianche davvero fastidiose esteticamente. La sillabazione aiuta a conenere questo effetto, pur non potendo mai eliminarlo del tutto…!

Altra cosa: il controllo dei refusi: prima o poi tutti fanno un errore di digitazione scappa, specie se scrivete in preda al sacro fuoco della Musa, e scommetto che voi tutti conoscete il correttore ortografico di Word; con questo umile ma indispensabile strumento ogni errore – vero o presunto tale – verrà evidenziato da una ondulazione rossa (che comunque non viene stampata) in modo che possiate porvi rimedio. Perché ho detto “vero o presunto”? Perché Word stabilisce che una parola è “sbagliata” in base al suo dizionario interno, e in questo dizionario i nomi propri dei personaggi o dei luoghi, per dirne una, non sono ovviamente presenti (e dunque lui li marca come errori).
Data una parola “sospetta” possiamo, facendo click destro su di essa, scegliere se correggerla con una delle alternative offerte da Word stesso, ignorarla perché non rappresenta un errore, o aggiungerla al dizionario in modo da tagliare la testa al toro una volta per tutte!

correttore1

In figura si mostra come, in ogni caso, il correttore possa anche non offrire l’alternativa giusta alla correzione: in tal caso, ci tocca sistemare a manina santa d.d
Ora permettetemi di farvi osservare un comando che forse non conoscete: si tratta dello strumento di correzione automatica posto a mezza altezza del menù: portando la freccetta del mouse su di esso apriremo una tendina contenente le stesse identiche alternative di correzione della parte alta, con una importantissima differenza: scegliendo una correzione da qui, Word memorizzerà nel suo motore di correzione una regola, che associa ad un errore la sua correzione scelta da voi! Infatti, correggendo automaticamente una parola noi diremo al programma: “tutte le volte che trovi lo stesso errore – in questo documento o in altri – sostituisci la digitazione con la regola memorizzata; questa è una fottuta comodità, se siete come il sottoscritto che tende ad invertire le prime due lettere di determinate parole (eprchè, smeplicemente, absta, eccetera x.X): vi basta impostare la correzione una tantum e poi sarà Word a lavorare per voi!

  • NOTA MOLTO IMPORTANTE: è permessa una sola regola di correzione automatica per una determinata parola…!

Ora, domanda tipica da rompicoglioni del corso di Word base: “prof, ma se io sbaglio ad assegnare una regola, come faccio?” Dato che rispondere allo studente “sparati nei coglioni” non è elegante, in questo malaugurato frangente noi richiamiamo le opzioni di Word (pulsante di Office nel 2007 oppure scheda “File” nel 2010), quindi l’area 1) “Strumenti di correzione” e infine il pulsante 2) “Opzioni di correzione automatica” in alto a destra. In figura riporto i passaggi numerati:

correttore2

Al punto 3) l’elenco delle regole di correzione automatica: individuate quella che volete cassare, fateci click sopra e scegliete il pulsante “Elimina” che si accenderà in basso a destra; potete anche, sempre dopo aver fatto click, modificare la regola tramite la finestra di dialogo appena sopra l’elenco. Figura riassume:

correttore3

Cito ancora la possibilità di avviare il controllo ortografico in modalità “riassuntiva” premendo il tasto F7 (oppure dalla scheda “Revisione” in alto a sinistra (comando “Controllo ortografia e grammatica”)…

  •  A proposito di correzione grammaticale: alcuni forse ce l’hanno attivata: si tratta di una fastidiosa sottolineatura verde scuro che Word fa apparire sotto alle frasi che – secondo lui – sono mal costruite, usano termini desueti, eccetera. Io non gli ho mai dato retta, e una volta che mi ha fatto incazzare particolarmente l’ho anche disattivato dalle opzioni di Word alla solita area “Strumenti di correzione”…
"Via, via! Blutti e cativi!" >.< conigliuuuuuccioguarda che bella tanuccia ti ho preparato, si chiama MOneta, ha il fondo in pietra ollare ed è profumata di alloro, carote, cipolla, rosmarino e saporita *____*

“Via, via! Blutti e cativi!”
>.< conigliuuuuuccioguarda che bella tanuccia ti ho preparato, si chiama MOneta, ha il fondo in pietra ollare ed è profumata di alloro, carote, cipolla, rosmarino e saporita *____*

Ok un’ultima cosa e poi (come dico sempre ai miei, quando le ore volgono al termine) la messa è finita; e guarda caso si tratta di una cosa importantissima che riguarda l’utilizzo corretto dei font di scrittura: sebbene infatti sia sconsigliato utilizzare font stravaganti o non standard nel documento, talvolta capita che si debba farlo.
Bene: in condizioni normali, un editore a cui inviamo il nostro documento non potrà visualizzare un font se non ce l’ha installato sulla sua macchina. Per ovviare a ciò è possibile istruire Word a incorporare le informazioni dei font usati nel documento in modo molto semplice dalle opzioni del programma: non è una parte che l’utilizzatore casuale va a toccare, e spesso nemmeno i cosiddetti professionisti mettono mano a queste impostazioni, ma come sempre la conoscenza è potere u.U
Sempre avendo aperto il vostro modello, “Il mio libro A5.dotx” fate click sul pulsante di Office (o sulla scheda “File”) e cercate il pulsante “Opzioni di Word”; da qui, sezione “Salvataggio” e comando “Incorpora caratteri nel file” come mostrato in figura:

incorpora

Io ho scelto di incorporare solo i caratteri usati nel documento, per tenere le dimensioni del mio file contenute, e di includere quelli di sistema standard; ora salvo imprevisti un qualsiasi utilizzatore potrà leggere il mio libro creato a partire da questo modello anche se non disporrà dei font che ho usato io.

  • anche qui una osservazione importante: i caratteri possono venire incorporati solamente se si tratta di font TrueType (.ttf) o Opentype (.otf), che sono semplicemente i nomi di due particolari formati con cui si salvano i caratteri elettronici; chi non desidera che voi diffondiate il suo font, salverà il suo file di definizione in un altro formato (ad esempio, ATM) e quindi ciccia :)

Se vi interessa il sito da cui mi rifornisco io: www.dafont.com. In ogni caso, direi che salvo ulteriori edit, per adesso è tutto.

PS: avrei potuto includere per il download il file “Il mio libro A5.dotm”…ma poi dove lo mettete il divertimento di crearvelo da voi? :P

 
2 commenti

Pubblicato da su 6 novembre 2013 in Informatica, Scrittura

 

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2 risposte a “Videoscrittura per aspiranti scrittori

  1. Gaia Cincia

    8 novembre 2013 at 09:50

    Caro Cal, ti dico abbastanza orgogliosamente che uso Open Office da quando ho iniziato l’università e non è affatto difficile come dici :) E uso anche Xubuntu con una certa soddisfazione ^_^ Si tratta solo di abitudine e voglia di fare u.ù

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